“Cada crisis tiene contenida en sí semillas de oportunidad”: así dicta el famoso adagio que afirma que, con la llegada de amenazas, también se da paso a la innovación por medio de la creatividad desatada. Y, aunque se ha transformado en una frase cliché para empresas e instituciones, lo cierto es que la actual crisis sanitaria del Covid-19 presenta una oportunidad para dar un salto cuántico, y quizás permanente, en la forma que entendemos el trabajo, y para comprender el real potencial de la virtualidad en beneficio de la organización y sus trabajadores. 

Por definición, el trabajo virtual o teletrabajo corresponde a una modalidad flexible de labor que consiste en la realización de tareas profesionales sin requerir la presencia física del trabajador en el puesto de trabajo en su institución. Debido a esto, el teletrabajo implica el uso permanente de plataformas digitales de información y comunicación que faciliten la interacción entre los miembros de la organización, permitiendo así crear un entorno virtual y productivo de colaboración entre equipos.

Entre sus beneficios, el Ministerio del Trabajo destaca que una adecuada implementación de este sistema favorece la productividad y la racionalización de tiempo. Asimismo, mejora la organización e integración entre la vida laboral, personal y familiar, contribuyendo al bienestar de las personas y permitiendo que se desenvuelvan, en su día a día, de manera mucho más efectiva. Adicionalmente, el teletrabajo desahoga los espacios de las organizaciones, minimiza los cada día más altos tiempos de transporte hacia el lugar de labores, es gentil con el medio ambiente y actúa como un  elemento motivador y de compromiso hacia la institución del trabajador. Más aún, amplía más allá de las murallas de la Universidad nuestros espacios de comunicación permitiendo, como diría el célebre sociólogo catalán, Manuel Castells, la creación de redes de conocimiento y colaboración que pueden trascender incluso las fronteras.

De igual forma, aunque por su nombre se suele pensar que el trabajo virtual implica la realización de todas las tareas individualmente, en la práctica, este modo de trabajo permite una cooperación efectiva entre miembros de un mismo equipo. Por ejemplo, mediante herramientas adecuadas, se facilita la organización del trabajo mediante la creación de carpetas, calendarios y documentos compartidos que favorecen la realización de tareas grupales ubicuas y debidamente organizadas, a diferencia de métodos presenciales que tienden a volverse menos formales.

No son pocos los desafíos que esta forma de trabajo conlleva, especialmente en cuanto a la necesidad de fijar con precisión objetivos y metas, en la formación de una cultura de autodisciplina y compromiso del trabajador, y a las dificultades que, especialmente en el trabajo intelectivo-creativo, conlleva controlar el avance en el alcance de las metas, entre otros.

HERRAMIENTAS DIGITALES A SU DISPOSICIÓN

En este sentido, la Dirección de Servicios de Informática y Comunicaciones, DSIC, ha dispuesto una serie de herramientas digitales colaborativas, que tienen como objetivo favorecer la interacción entre su comunidad y el mundo, y la creación de redes de conocimiento. De esta forma, la virtualidad permite ampliar los espacios de comunicación y cooperación como el pilar fundamental y potenciador de las labores de nuestra PUCV.

Dentro de las múltiples herramientas que ofrece la suite de Google, inicialmente queremos destacar:

• Gmail: Aunque esta herramienta de correo instantáneo ya es usada masivamente en la Universidad, resulta indispensable resaltar su importancia en la vida laboral. Entre formalizar acuerdos, coordinar proyectos grupales y organizar reuniones, los múltiples beneficios que ofrece esta plataforma se potencian aún más con el trabajo virtual.
• Calendar: Este calendario digital organiza la agenda diariamente de una forma amigable, permitiendo racionalizar el tiempo invertido en cada tarea, promoviendo la coordinación y productividad. De igual forma, es posible otorgar permisos de acceso a personas o grupos seleccionados para que visualicen mutuamente sus agendas, de forma que las planificaciones con compañeros sean mucho más efectivas y rápidas.
• Meet: Esta herramienta de video-llamadas permite establecer una comunicación en tiempo real con hasta 100 personas, simultáneamente. Para el teletrabajo, esta plataforma potencia la realización de reuniones virtuales con colegas en distintas partes del Mundo,  facilitando la coordinación, de forma de replicar, prácticamente, las mismas modalidades de las interacciones presenciales, sin los costos en tiempo y dinero de traslados. Como herramienta de apoyo a la docencia no presencial, Meet es una de las líderes del mercado.
• Drive: es una herramienta de almacenamiento, donde se pueden  subir, organizar y compartir todo tipo de archivos, tanto de manera autónoma como colaborativamente con los pares y equipos de trabajo.
• Editores de documentos: Esta plataforma de edición permite trabajar tanto con los formatos de documentos propios de Google, como con Word, Excel o PowerPoint, permitiendo editar archivos en grupo y colaborar con terceros desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. 
• Hangout: Es un chat que permite establecer una conversación escrita o visual con compañeros de trabajo en tiempo real, de forma fácil, segura y fluida, permitiendo resolver dudas de manera oportuna.
• Integración de herramientas: Una de las bondades de la suite es la integración de todas sus herramientas, por lo que las credenciales de acceso a una de ellas son válidas para las restantes, o la capacidad de invocar desde una de las herramientas, las restantes, con un solo click y sin tener que llamar a nuevas aplicaciones, entre otras bondades. 

Todas estas herramientas ya se encuentran disponibles para los miembros de la PUCV, accesibles desde su plataforma de email institucional. Para más información sobre sus usos, consulte la sección Trabajo Colaborativo en la Virtualidad en la página de la DSIC, en el siguiente LINK