Guía de trabajo colaborativo-virtual

A.- En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir .

B.- En “Personas”, escribe la dirección de correo electrónico de la persona o el grupo con los que quieres compartir el archivo.

C.- Haga clic en Editar y elige el nivel de acceso:

C.1.- Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido, y también añadir comentarios.

C.2.- Puede comentar: (solo en algunos archivos) los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.

C.3.- Puede ver: los usuarios pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo ni añadir comentarios.

D.- Haga clic en Enviar.

Además de compartir documentos o carpetas de forma directa, existe la opción de obtener un enlace para compartir tu trabajo, para una difusión más rápida.

A.- En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir .

B.- En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.

C.- Seleccione un nivel de acceso al documento o carpeta. En términos generales, se recomienda elegir alguna de las opciones vinculadas a «Cualquier usuario de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso», según el siguiente nivel de acceso que desee:

1. 1. Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido, y también añadir comentarios.
   2. Puede comentar: (solo en algunos archivos) los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.
   3. Puede ver: los usuarios pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo ni añadir comentarios.

D.- Haz clic en Copiar enlace.

E.- Haz clic en Listo

F.- Pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar donde quieras compartirlo.

Una vez compartido el documento, todos los miembros que tengan acceso y permiso pueden realizar cambios a la vez. Cada uno estará identificado con su nombre y un color distinto.

A.- En Documentos, o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar

B.- Haz clic en Comentar > Añadir comentario.

C.- Escribe un comentario en el cuadro.

D.- (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.

E.- Haz clic en Comentar o en Asignar.

F.- Si se quiere responder, se realizar en la misma casilla o recuadro.

G.- Una vez aclarado el comentario, se puede eliminar al clickear en Resolver

Si se desea modificar el documento pero sin eliminar lo que ya está escrito para revisarlo o comentarlo con tu equipo, se puede utilizar el modo sugerencia.  Con este modo podemos colaborar varias personas en un mismo documento, sin que estorbemos a alguien más que también esté editando al mismo tiempo. Tus sugerencias no se aplicarán al documento hasta que uno de sus propietarios las apruebe.

A.- En la esquina superior, comprueba que estás usando el modo Sugerencias, que también puede aparecer como .

B.- Para sugerir un cambio, solo tienes que empezar a escribir donde creas que se debe introducir en el documento. Tus sugerencias se mostrarán en un nuevo color y el texto que marques para eliminar o reemplazar aparecerá tachado (pero no se eliminará hasta que el propietario del documento apruebe la sugerencia).

C.- El propietario del documento recibirá un correo electrónico con tus sugerencias. Si hace clic en alguna de las sugerencias, podrá Aceptarla  o Rechazarla .

También puedes colaborar en documentos, hojas de cálculo o presentaciones a través del chat. Si dos o más personas tienen tu archivo abierto, haz clic en Mostrar chat  para abrir un chat de grupo. Podrás recibir comentarios al instante sin tener que salir del archivo.

A.- Ingrese a hangouts.google.com o abra Hangouts en Gmail.

B.- Haz clic en “Nueva Conversación” + y luego en la opción de “Nuevo grupo”.

C.- Alternativamente, puede encontrar la opción de “Nueva Conversación” directamente en Gmail, en la sección inferior izquierda.

D.- Ingrese o seleccione los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que quiera agregar.

E.- Para iniciar una conversación en el chat del grupo, haga clic en Mensaje.

Una vez realizada la conversación a través de un chat, puede compartir el chat a otros interesados para su incorporación.

A.- En la esquina superior derecha del cuadro de chat, haz clic en Configuración

B.- Marque «Unirse mediante enlace». Todos los participantes del grupo verán que se activó esta opción.

C.- Haga clic en Copiar vínculo.

D.- Comparta el vínculo con la persona que deseas agregar.

1. 1. Cualquier persona que tenga el vínculo podrá unirse al grupo.
   2. Todos los participantes del grupo verán cuando alguien se una a él.
   3. Todos verán el historial de conversaciones.

Una vez realizada la conversación a través de un chat, puede añadir nuevos participantes según lo estimes conveniente.

A.- Haz clic en Personas   Agregar personas

B.- Ingrese los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres agregar.

C.- Marque los nombres y haz clic en “Añadir personas”. Estas se agregarán al grupo inmediatamente. Todos los participantes del grupo verán las personas agregadas.

A.- Busque la persona que deseas eliminar. En su nombre, haz clic en Quitar.

B.- La persona se quitará del grupo inmediatamente. Todos los participantes verán que fue eliminada.

C.- Para volver a agregar a alguien a una conversación, agréguelo por nombre o correo electrónico. Las personas quitadas de una conversación no pueden volver a unirse con un vínculo.

1.- En Calendar, elige una de las siguientes opciones:

Opción 1: Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.

Opción 2: Haz clic en Crear (Esquina izquierda superior).

A.- En el campo Añadir invitados, introduce las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas aparecerán las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.

B.- (Opcional) Puedes añadir direcciones de listas de distribución de Grupos de Google para invitar a muchas personas a la vez.
Consulta más información sobre cómo invitar a grupos grandes en el artículo Gestionar eventos de gran tamaño en Calendar.

C.- (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Personas .

D.- (Opcional) Para permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados, haz clic en Permisos de invitados y marca las casillas correspondientes.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.

A.- En la ventana de creación del evento, haga click en el botón “Más opciones”:

B.- Haga clic en “Sugerencias de horas” y seleccione una hora para la reunión.

C.- (Opcional) Si no encuentra sugerencias de horas, haga clic en “Encontrar un hueco” y seleccione una franja horaria disponible para todos los participantes en el calendario.

D.- Finalice haciendo clic en Guardar.

Meet permite crear un espacio virtual de reunión donde el equipo de trabajo puede hacer videollamadas y compartir documentos.

Cuando se crea una reunión con más de un participante de forma automática se disponibiliza dicha sala virtual.

De todas formas, para agregar manualmente este espacio virtual con videollamada, siga las siguientes pasos:

A.- En la creación del evento, ingrese a  “Más opciones”

B.- Haga click en “Añadir conferencia”

D.- Automáticamente, se creará la sala virtual para la fecha y horario del evento.

A.- En la cuadrícula de Calendar, haz clic en el evento.

B.- Junto a cada invitado aparece su respuesta. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha hacia abajo V para verlas.

A.- En la cuadrícula de Calendar, haz clic en el evento.

B.- En la sección Invitados, ve a la propuesta y haz clic en Ver la hora propuesta.

C.- Para aceptar la nueva hora propuesta, haz clic en Guardar.

D.- (Opcional) Para notificar a los invitados la nueva hora de la reunión, haz clic en Enviar.

A.- En Calendar, haz clic en el evento al que quieres unirte.

B.- Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

A.- En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.

B.- (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:

• • En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
  • Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
  • Añade a los invitados a la reunión y concédeles el acceso Puede editar.
  • Haz clic en Enviar.

C.- Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.

D.- Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:

• Toda tu pantalla
• Una ventana

E.- Haz clic en Compartir.

F.- (Opcional) Para dejar de compartir la pantalla en cualquier momento, haz clic en la opción Dejar de compartir, situada en la parte inferior de la pantalla.

A.- Abra Meet e inicie o únase a una videollamada.

B.- Haga clic en (esquina inferior derecha) y luego en la opción “Grabar la reunión”.

C.- Espera a que empiece la grabación.

D.- Para detener la grabación, haga nuevamente clic en (esquina inferior derecha) y luego en la opción “Detener grabación”. También se detendrá la grabación de una reunión si todos sus participantes la abandonan.

E.- Vuelva a hacer clic en “Detener grabación” para confirmar la acción.

F.- Espere como mínimo 10 minutos a que se genere el archivo de grabación y se guarde en la carpeta de “Grabaciones de Meet” en “Mi Unidad” del Google Drive del organizador del evento/reunión. El organizador de una reunión y el usuario que la haya grabado recibirán un enlace a la grabación por correo electrónico.

La grabación, como se mencionó con anterioridad, queda almacenada en una carpeta de Google Drive en “Mi unidad” > “Grabaciones Meet” (En inglés, Meet Recordings). Además, se envía automáticamente un correo electrónico con el enlace de la grabación. Si la grabación se encuentra vinculada a una reunión programada en Google Calendar, entonces se añade el enlace automáticamente al evento.

A.- En Drive:

I.- Ingrese a la carpeta de “Grabaciones Meet” o ”Meet Recording”

II.- Haga doble clic en un archivo de grabación para reproducirlo.

III.- Seleccione una opción:

• • Para compartir una grabación, seleccione el archivo y haga clic en el icono , o bien en el icono y pega el enlace en un mensaje de correo electrónico o de chat.
  • Para descargar una grabación, seleccione el archivo y haga clic en Más >  Descargar  .
  • Para añadir una grabación a Mi unidad, seleccione el archivo y haga clic en Añadir a mi unidad.

B.- Como enlace:

El organizador de la reunión y el usuario que la haya grabado recibirán por correo electrónico un enlace a la grabación

I.- Haz clic en el enlace que se incluye en el correo electrónico.

II.- Espere a que se abra la grabación.

III.- Seleccione una opción:

• • • • Para reproducir la grabación, haga clic en Reproducir.
      • Para compartir la grabación, haga clic en Más >  Compartir . A continuación, introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que quiera compartirla y haga clic en Listo
      • Para descargar el archivo, haga clic en Descargar.
      • Para añadir la grabación a su carpeta, haga clic en Añadir a “Mi unidad”.