El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación tecnológica más consolidada del Mundo. Prácticamente, todos los seres humanos tienen una o más casillas de correo electrónico, en las que diariamente reciben enormes cantidades de mails.

Sin embargo, diversos analistas e incluso en Silicon Valley (uno de los ejes mundiales en  tecnología), están hablando de un futuro sin email.  Su muerte se predice desde hace años… Pero ahí está, obstinadamente llenándonos de mensajes irrelevantes… y alguno que otro importante.

¿Y CUÁL ES EL COSTO?

Puede tomar varios minutos abrir, leer, procesar y responder cada correo (la mayoría de ellos de escaso valor) y ese proceso, repetido cientos de veces, consume precioso tiempo laboral. Un estudio de la Universidad de Loghborough, Inglaterra, comprobó que incluso borrarlos quita tiempo, pues toma un promedio de 76 segundos leer y entender cada mensaje. Comprobó asimismo, que toma un promedio de 64 segundos volver a concentrarse tras ser interrumpido al recibir un email.

No es difícil comprobar, además, que apenas una fracción de los emails de trabajo es realmente relevante para los individuos que los reciben.

Solo a modo de ejemplo, la organización en que trabajo recibe diariamente casi 120.000 correos electrónicos. Si bien, más de un 70% de ellos son SPAM, cuales son filtrados por las protecciones AntiSpam, son casi 30.000 los correos que diariamente son recibidos por nuestros usuarios.

PERO, ¿TENEMOS ALTERNATIVAS?

Las tecnologías nos han llevado a un nivel de conexión con el resto de la gente y del mundo que a fines del siglo XX apenas empezábamos a intuir y que hoy nos abruma.

Los jóvenes de hoy no utilizan el correo electrónico, salvo para abrir una cuenta de Facebook.  El mail es una forma de comunicación asincrónica, o sea, podemos diferir tanto la lectura como la respuesta. Los jóvenes son sincrónicos. Para comunicarse, ellos utilizan mensajería instantánea (por ejemplo, Whatsapp) en sus smartphones o chat de Facebook en

sus computadores. Esto es, utilizan las tecnologías para construir la realidad en el instante.  Asimismo, su intercambio de información no lo hacen a través de correos electrónicos, sino mediante publicaciones en redes sociales, a las que sus pares están suscritos.

Ello presenta un gran desafío: la respuesta inmediata y, virtualmente, sin tiempo de meditación.

Estas tendencias están penetrando decididamente en el mundo del trabajo. De hecho, muchas empresas han fomentado el uso de la mensajería instantánea en complemento al mail, para comunicaciones rápidas que requieren menor “formalidad” que un correo electrónico o cuando se requiere una rápida respuesta. Hangout de Google, que viene sincronizada con Gmail y permite un contacto inmediato con los usuarios de este servicio, es un buen ejemplo de ello.

Otras organizaciones están reemplazado el envío de documentos a decenas de usuarios (cuyas correcciones son luego respondidas desde esas decenas de usuarios… varias veces, llenando nuestras casillas), por el uso de documentos compartidos en la nube (Dropbox, Google Drive,etc.) al cual todos acceden y corrigen, manteniendo una sola versión. Asimismo, se utilizan estas plataformas en la nube para compartir pesados documentos que, antiguamente, transportábamos en un “pendrive”

Las menos, están montando redes sociales cerradas a la organización (que emulan a Facebook), como medio de comunicación.

Todos estos mecanismos son utilizados de modo intuitivo y en la mayoría de los casos, sin un protocolo muy formal de uso que, aunque muchas veces puede conducir a prácticas erróneas, están teniendo una demanda creciente como complemento a los sistemas de comunicación tradicional, como es nuestro viejo mail.

¿DEBEMOS DESHACERNOS DE NUESTRO MAIL?

Bueno, no; ciertamente no el corto plazo. El email sigue siendo la red social esencial para la mayoría de los negocios y aunque no lo queramos, nuestro viejo correo electrónico (al igual que nuestro aún más viejo correo postal), tiene un nicho de uso en el cual es la mejor solución de comunicación, así que no es práctico botarlo aún a la basura, pero definitivamente, no sirve para todo, así que resulta imprescindible modificar nuestro formato de comunicación.

Si bien varias son las compañías que a nivel mundial están restringiendo e incluso abandonando el uso del correo electrónico (ver artículo de la BBC: https://goo.gl/ZLmDoV), las organizaciones tienen que encontrar la matriz de comunicación y colaboración adecuada a su negocio y a su cultura… y que, definitivamente, no se agota con el uso del mail.