Correo Electrónico: ¿Crónica de una muerte anunciada?

Pocos elementos de la vida laboral se han vuelto tan odiosos como el Correo Electrónico. Y son muchos los que comparten este sentimiento. Todos los días son decenas o incluso centenares, los correos que arriban a nuestra casilla electrónica y cuyo análisis y respuesta, consumen varias horas de nuestra jornada diaria.

¿Y qué podemos hacer?

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación tecnológica más consolidada del Mundo. Prácticamente, todos los seres humanos tienen una o más casillas de correo electrónico, en las que diariamente reciben enormes cantidades de mails.

Sin embargo, diversos analistas e incluso en Silicon Valley (uno de los ejes mundiales en  tecnología), están hablando de un futuro sin email.  Su muerte se predice desde hace años… Pero ahí está, obstinadamente llenándonos de mensajes irrelevantes… y alguno que otro importante.

¿Qué nos condujo a esto?

Por un lado, el email, al reducir prácticamente a cero el costo de envío de mensajes, disparó de modo exponencial la cantidad de correos que se nos despacha y que despachamos cada día (“A bien gratuito, demanda infinita”); pero, en contrapartida, el costo acumulativo de leer e intentar ordenar esta avalancha de datos es cada día más alto… ahogándonos.

http://2.bp.blogspot.com/-TZiD2g8pDuY/T8yp14ylJfI/AAAAAAAAMEc/kDkM-ITCvU0/s320/SPAM.jpg

Esta casi ausencia de costo de envío, ha llevado a adquirir malas costumbres que contribuyen a sofocarnos de correos, como por ejemplo:

  • Cubrirse las espaldas: se mandan copias a departamentos enteros sencillamente para que nadie pueda decir que no fueron informados. Es un arma usada por quien manda el mensaje y que ataca a todos los que aparecen en la lista de distribución.

  • Para alardear: para quienes no tienen mucho para hacer o para aquellos  que quieren que su trabajo sea “reconocido”, ven el email como el medio ideal para comunicar urbi et orbe sus acciones. Por lo mismo, crean y distribuyen copiosamente documentos cada vez más largos, para “demostrar” que están trabajando duro y con gran contribución a la organización.

  • Desordenada forma de trabajo: Muchos usuarios envían correos a grupos de personas pidiendo se tomen acciones –no necesariamente precisadas ni en forma ni en destinatario- en torno a la materia del correo.

  • Suscripciones a listas de “Interés”: Una parte no menor de los correos recibidos desde afuera de la organización, corresponden a listas a las que nos hemos suscrito en un pasado remoto y olvidado; y otros, a proveedores que utilizan su relación comercial con nosotros para abrumarnos con invitaciones a webinars, newsletters o simple publicidad.

  • Redacción descuidada: La gran mayoría de los mensajes están muy mal redactados y muy mal enfocados; de hecho, es frecuente que tras leer largos párrafos de un correo, nos demos cuenta que la materia no corresponde a nuestra injerencia o que bastaba una línea de texto para entender su sentido y resolver la materia… en fin, Paciencia!

¿Y CUÁL ES EL COSTO?

Puede tomar varios minutos abrir, leer, procesar y responder cada correo (la mayoría de ellos de escaso valor) y ese proceso, repetido cientos de veces, consume precioso tiempo laboral. Un estudio de la Universidad de Loghborough, Inglaterra, comprobó que incluso borrarlos quita tiempo, pues toma un promedio de 76 segundos leer y entender cada mensaje. Comprobó asimismo, que toma un promedio de 64 segundos volver a concentrarse tras ser interrumpido al recibir un email.

No es difícil comprobar, además, que apenas una fracción de los emails de trabajo es realmente relevante para los individuos que los reciben.

Solo a modo de ejemplo, la organización en que trabajo recibe diariamente casi 120.000 correos electrónicos. Si bien, más de un 70% de ellos son SPAM, cuales son filtrados por las protecciones AntiSpam, son casi 30.000 los correos que diariamente son recibidos por nuestros usuarios.

Si llevamos esta cantidad a dinero, comprobaremos que su sola lectura (sin respuesta aun), consumen casi 14.000 horas-hombre/mes.  Esto es, el tiempo y salario de 80 empleados… o sea, empieza a sonar atractivo buscar alternativas

PERO, ¿TENEMOS ALTERNATIVAS?

Cuando solo tienes un martillo,

todo adquiere cara de clavo

El mail lo usamos para todo… y no está diseñado para todo.

Las tecnologías nos han llevado a un nivel de conexión con el resto de la gente y del mundo que a fines del siglo XX apenas empezábamos a intuir y que hoy nos abruma.

Los jóvenes de hoy no utilizan el correo electrónico, salvo para abrir una cuenta de Facebook.  El mail es una forma de comunicación asincrónica, o sea, podemos diferir tanto la lectura como la respuesta. Los jóvenes son sincrónicos. Para comunicarse, ellos utilizan mensajería instantánea (por ejemplo, Whatsapp) en sus smartphones o chat de Facebook en sus computadores. Esto es, utilizan las tecnologías para construir la realidad en el instante.  Asimismo, su intercambio de información no lo hacen a través de correos electrónicos, sino mediante publicaciones en redes sociales, a las que sus pares están suscritos.

Ello presenta un gran desafío: la respuesta inmediata y, virtualmente, sin tiempo de meditación.

Estas tendencias están penetrando decididamente en el mundo del trabajo. De hecho, muchas empresas han fomentado el uso de la mensajería instantánea en complemento al mail, para comunicaciones rápidas que requieren menor “formalidad” que un correo electrónico o cuando se requiere una rápida respuesta. Hangout de Google, que viene sincronizada con Gmail y permite un contacto inmediato con los usuarios de este servicio, es un buen ejemplo de ello.

Otras organizaciones están reemplazado el envío de documentos a decenas de usuarios (cuyas correcciones son luego respondidas desde esas decenas de usuarios… varias veces, llenando nuestras casillas), por el uso de documentos compartidos en la nube (Dropbox, Google Drive,etc.) al cual todos acceden y corrigen, manteniendo una sola versión.  Asimismo, se utilizan estas plataformas en la nube para compartir pesados documentos que, antiguamente, transportábamos en un “pendrive”

Las menos, están montando redes sociales cerradas a la organización (que emulan a Facebook), como medio de comunicación.

Todos estos mecanismos son utilizados de modo intuitivo y en la mayoría de los casos, sin un protocolo muy formal de uso que, aunque muchas veces puede conducir a prácticas erróneas, están teniendo una demanda creciente como complemento a los sistemas de comunicación tradicional, como es nuestro viejo mail.

“El mismo mundo que creó los correos electrónicos, ahora ofrece unas soluciones en la forma de sistemas que no sólo tienen nombres sino también lemas inspiradores, como Asana, “trabajo en grupo sin email”, o Slack, “esté menos ocupado”” (fuente: BBC)

¿DEBEMOS DESHACERNOS DE NUESTRO MAIL?

Bueno, no!; ciertamente no el corto plazo. El email sigue siendo la red social esencial para la mayoría de los negocios y aunque no lo queramos, nuestro viejo correo electrónico (al igual que nuestro aún más viejo correo postal), tiene un nicho de uso  en el cual es la mejor solución de comunicación, así que no es práctico botarlo aún a la basura, pero definitivamente, no sirve para todo, así que resulta imprescindible modificar nuestro formato de comunicación.

Si bien varias son las compañías que a nivel mundial están restringiendo e incluso abandonando el uso del correo electrónico (ver artículo de la BBC: http://goo.gl/ZLmDoV), las organizaciones tienen que encontrar la matriz de comunicación y colaboración adecuada a su negocio y a su cultura… y que, definitivamente, no se agota con el uso del mail.

Alonso Rodríguez O.
Director
Dirección de Servicios de Informática y Comunicaciones
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso
Sus comentarios a: dsic@ucv.cl